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仕様変更を伝えるタイミング

残業前提のスケジュール
中国は「休日返上はご勘弁」といいますが、日本側なんてここ3ヶ月間全く休みを取っていません。
(日本人読者)
Pudong01


日本本社と中国子会社との間で交わされる会話より。

「仕様変更の通達が遅すぎる!」と憤慨するのは中国子会社のプロジェクトリーダーCさん。日本から提示された最終工程表は、まるで中国は土日を返上して作業するのが当然だと言わんばかり。なぜ、仕様変更の通達はいつも遅れてしまうのか。日本側の窓口担当者の悲痛な叫びに耳を傾けてみる。

こちらだって、中国に申し訳ないと思っています。それでも、仕様変更の通達が遅れてしまうのです。

お客様(元請け)から仕様変更の依頼を受けた時、その都度中国に伝達したら、現地は絶対に混乱してしまうだろう。実際、仕様変更が二転三転して、結局は元に戻った!、何てことも日常茶飯事。我々がお客様と中国の間に入って、仕様変更の優先度を見極めて、最も作業効率が上がるよう調整するから、このプロジェクトは何とか回っているのだ。


■成功の勘所

中国は「休日返上はご勘弁」といいますが、
日本側なんてここ3ヶ月間全く休みを取っていません。

残念ながら、日本側窓口担当者の苦悩は、中国子会社には全く理解されていない。日本側は、プロジェクト終盤の遅れを取り戻すため、中国側の休日出勤は当然だと思っている。会社トップは、最終的にお客様に迷惑をかけなければ、何をやってもいいという考え。

☆多発する「仕様変更」を上手に伝えるタイミングは?

◆即座にそのままの内容を伝えるべき
◆日本で調整してから間をおいて伝えるべき
◆その他(コメントボードにご意見を)

○結果を見る
○コメントボード

締切:2007年01月03日23時00分
協力:クリックアンケート

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Comments

どちらかといえば、調整後の結果を伝えるべきです。
顧客の言い分をそのままスルーで伝えるのはメッセンジャーボーイ程度の役割しかしていないので、日本側も役割を果たす必要があるからです。
但し、スピードと確実性が重要です。
いつも間際になって大きな変更を要求したり、二転三転してしまっては受ける側が混乱します。
勘所は、
1.仕様変更を予測した開発期間を確保すること
 難しいですが、これを確保できないと何も進まない。
2.影響度合いを把握しておくこと
 開発現場の進捗、変更要求の影響範囲などを正確に把握しておくことによって、「この部分は変更がありそうなので後回しにして欲しい」「変更したら大変か?」などといった事前協議を開発現場のPMとやりとりする必要があります。これが進捗会議のメインテーマのはず。
3.顧客の奴隷にならない
変更したらQCDがどの様に影響するかは顧客から変更要求を受ける窓口がきちんと説明して最善の対策を提案し、合意するのが顧客との切片にいる人の役割です。

Posted by: 丸山文幸 | December 26, 2006 at 11:48 PM

本件、中国側と日本側との関係に寄って回答変わってきます。

 1.一般的には、日本で調整してから間をおいて伝えるのが、一番現場が混乱しません。但しその「間」の置き方次第では、中国側での手戻り発生は見えている。
 
 2.即座にそのまま伝えると、現場の混乱・・・但しこれも中国側が良く気心知れて、しかも気の利く相手であれば、変更部分の再変更も考慮して、変更可能性の少ない部分からやっつける。中国内での手順変更を自分の判断で出来る能力が有るところ、あるいはそうした担当者と取り組めるかどうかが鍵です。
 
 3.私の経営の中心の、アパレル製造業の生産管理という立場から言えば、とにかく変更が有ったら、その都度即時伝えてもらうのが原則。それに対して当地では、変更の可否、変更出来ぬ場合には、その旨合理的な説明をして、得意先を説得するか、あるいは双方で話し合って、新しい方法を考え出すかです。1-2日間を置いて伝えると、その間に既に次のプロセスに行っている可能性もあり、またソフト開発と違い、物的に生地の染めや、生地の裁断などで、その後の手戻りが出来ない可能性が有ります。
 
 4.具体的には、アパレルの生地は、原材料として発注(しかもアパレルの色に染めるので、総て別注品)するので、この色目を変更するには、縫製にかかる3-4日前には大体生地が上がっている。生地の染め期間を含めると、縫製開始の15日前が色目変更の最終締め切り。これを越えたら変更出来ない。

 変更出来ない場合には、① そのままの色目で行くのか ② それとも、新規に変更した色目で白い生地を再度染めるのか→再度染めた場合には、a)無駄になった生地の代金のお客様負担・・・場合によっては次のオーダーで使うので、それまで1-2カ月保管して欲しいという解決策もある。b)新規に染めるので、その分15日くらい納期遅れる、これを詰めて10日くらいに出来てもそれ以上は物理的に無理。
 こうした選択肢の中から、お客様との話し合いでどうするか決定します。
 
 5.ただ、私のアパレル製品という物理的な加工商品においては、日本側も中国側も生産工程を殆どが同じレベルで理解している、またほぼ生産工程が同一であることから生産者・購買者双方の会話が進む一つの理由であり、ソフト開発でそこまでプロセス管理・プロセス分析が出来ているのかが、鍵になると思います。

Posted by: まいど | December 26, 2006 at 11:49 PM

「即座にそのままの内容を伝えるべき」と回答しましたが、これは「この仕様でやれ!」ではなく、あくまでも仕様変更に対する相談を持ちかけ、中国側の合意を取った上で行えば、中国側の担当者も残業・休出もモチベーションを上げて対応してくれると思います。 作る物の全体像を見せずに仕様詳細だけを出す などと言う事はしないと思いますが、中国側が日本側と一緒にものを作っているという意識を高めればお互いに幸せになるのではないか って、いつも思いながら中国のソフト会社と付き合ってます。

Posted by: 池谷忠彦 | December 26, 2006 at 11:50 PM

具体的にどうするべきかは、門外漢の私には判断の難しいところです。
そもそも、こういった開発で仕様変更は頻繁に起こる、というのであれば、あらかじめ契約の際にオプション条項を設けることは出来ないのかと、素人目に思ってしまう。
日本的な「そこをちょっと何とか頼むよ」で通そうとすることは、ビジネスライクな?中国人には理解出来ないのかもしれない。
[仕様変更はこのような場合までは受け付ける」あるいは、「このレベルの変更作業には、いくらの料金を別途請求する」と、予め決められないものだろうか?
私が勤務する自動車部品会社でも、出荷・発想の絞め時間をとっくに過ぎているのに、受付の人間が「これ頼まれちゃったから送ってくれ」と言って来る。現場はその度に不快感を覚える。
本来は追加発送を受けた者が、翌日にしてほしいときちんと言うべきだが、既出のコメントにあるように
「客の奴隷になって」対応できない。
ならば、予め、そういう契約を前もって文書でしておくべきでは?
もしくは、「頻度の仕様変更に対応出来るのがウリで行く場合、予め中国川にもその旨を契約に盛り込み、変更があった場合の追加料金の支払い契約をしておくなど。
この業界の慣習はわからないが、あいまいなやり方をするのはいかがなものかと思う。

Posted by: 能和一美 | December 26, 2006 at 11:51 PM

「仕様変更を受け入れない」「仕様変更する時は追加予算と納期延長を要求する」が本当の正解。仕様変更を嫌がるのは中国人に限らず、日本人も同じです。
ただし、日本企業では商習慣上「なんとかしろ」「嫌だったら他の会社に発注するよ」と言われてきたので、これを受け入れたがりませんね。困ったものです。

Posted by: 貧乏神 | December 27, 2006 at 09:46 AM

仕様変更を伝えるタイミングはやはり纏めてからでしょう。
直接お客様と打ち合わせする方が実装での作業量まで予測した上に仕様変更を最小限に収めてから発注してくれるならありがたいです。
ですが、纏める能力は人によって違うものなので、自分なりにはうまく纏めて中国側に伝えたのに反発が高まって中国人からこの方は甘い、信頼できないというイメージを買ってしまうこともあります。
よって、できるだけの情報共有を行って中国側を育てることで一緒に仕様変更を先に防いだり最小限の変更を図ったりするのがベストだと思います。
これは悪までも理想論であり、実際のオフショアでは何ゆえに仕様変更が発生するかもはっきりしてない状態での開発が山ほどあるでしょうから不可能だといわれるかもね。

Posted by: Park yongjin | December 31, 2006 at 10:38 AM

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