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質問取りまとめ担当はトップが兼任すべき

中国に質問取りまとめ担当者を置くなんて、危険ですよ!
メルマガで指摘した点に注意していれば大きな問題にならないと思いますが、非常に危うい要素をはらんでいます。

(北京/日本人駐在員)


参照→ http://www.ai-coach.com/backno/cip0618.html

仕様確認などのQ&Aの爆発を防ぐために、中国側に質問取りまとめ担当をおく会社が多い。と昨日号に書いた。中国側でキチンと質問を取りまとめると日本側はとっても助かる。

ただし、以下の懸案事項があることもあわせて指摘した。

・中国側の待機時間が増加する
・窓口担当者への依存度合いが増す、
・日本が気づかない間に暴走してしまう

Q&Aの窓口機能をどこに置くべきか。原則としては質問する側に置くべきだろう。だが、過去にたくさんの失敗事例を見てきた日本人駐在員は、その危険性を説く。

「窓口」が当該プロジェクトの営業側トップとか、責任者(あるいは小さな会社であれば社長)の場合、会社のラインと、情報伝達が一元化出来ているので問題ない。問題は、相手企業で、日本語能力がありコミュニケーションの出来る人間がどの地位に居るかである。

(北京/日本人駐在員)


■成功の勘所

私の常識では、Q&A窓口は日本語が堪能な開発リーダーが務めるべきである。しかし、その常識が通用しない事態も予め想定しないといけない。特に、日本語人材が不足する中国内陸部やベトナムが相手のプロジェクトでは要注意である。

【読者アンケート】

☆オフショア開発のQ&A窓口(質問取りまとめ担当)をどこに置くべきですか。

◆中国側に置くべき
◆日本側に置くべき
◆窓口担当者は要らない
◆その他

○結果を見る
○コメントボード

締切:2007年04月03日23時00分
協力:クリックアンケート

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Comments

ディスカッション用のDBに開発者に中国語で質問を書いてもらっています。
翻訳は後からしてもらいますが書いてもらった時点で不明な点は大体わかります。
他の開発者の質問も見られるので、同じ質問は来にくいです。

Posted by: おおさけ | March 28, 2007 at 12:39 AM

おおさけさん
> ディスカッション用のDBに開発者に中国語で質問を書いてもらっています。

興味深い取り組みです。
このDBで、懸案事項管理などは実現可能ですか?
それとも、Q&A台帳のようなものは別途管理しているのでしょうか。

Posted by: 幸地 司 | March 28, 2007 at 12:41 AM

中国側から精査されないままで送られてくるQ&Aによって、
日本側の工数が膨れ上がるのはオフショアにおける既知の問題でしょう。

作業者各々が挙げた問題点がそのまま一覧となって送られてくるのが主な要因ですが、
これは日本側に取りまとめ担当を置いても解決できません。
(結局は日本側の取りまとめ担当の負担が増大するだけです)

解決するためにはやはり中国側に取りまとめ担当(※業務に精通している人物)を置き、
本当に日本側へ確認が必要なものだけをその場で取捨選択することが必要です。
さらに日本側がYes/Noだけで答えられる形式で書ければ完璧です。

※これは別にオフショアに限らず、国内でやり取りする場合でも同じことです。

Posted by: ぎゃわ | March 28, 2007 at 12:42 AM

ぎゃわさん
中国側に「業務に精通している人物」がいない場合はどうすればいいでしょうか。一般には、時間をかけたQ&Aを通して、初めて業務に精通する人物が育ちます。さらに話を進めて、特殊な業務を扱う日本企業がオフショア開発を成功させるためには何が必要でしょうか。

そもそも、特殊でない業務を扱うオフショア開発なんてあるのかな?

Posted by: 幸地 司 | March 28, 2007 at 12:43 AM

幸地さん、
仕掛けとしてはLotus Notes(これって一般的なんでしょうか)のディスカッションDBを使っています。
添付ファイルや画像が簡単に貼れるので重宝しています。
一覧で見られたり、ステータスごとの件数がわかるので台帳は置いていません。
数年前はExcelで台帳を作りQ&Aを管理しようと試みたのですが、リアルタイムでやりとりできなかったのと数百件に及ぶ質問を管理しきれず挫折しました。

・中国語質問、日本語翻訳質問、日本語回答、中国語翻訳回答 (翻訳はメンバーの言語力に応じて省略可)
・回答待ち・回答済み・クローズのステータス管理
上記が実現できればひろせさんの仰るようないわゆるBBSでも良いですね。

質問は中国側・日本側リーダーも確認し、問題が出そうな兆候が見られたら適宜指導しています。

Posted by: おおさけ | March 28, 2007 at 12:40 PM

私の経験では、QAのやり取りはメールが中心です。
日本語力があまり高くないベンダの場合、メールのやり取りは、通訳が取り仕切ることになるため、結果的に「質問取りまとめ担当」を中国側に置くことになります。

ただ、その場合、通訳が業務や技術に精通していないと、同じような質問が多発します。

最近は、インターネット上でBBSを共有して、QAをやり取りすることもあります。
1QAごとにスレッドをつくり、回答や再質問は、ツリー形式でぶら下げる形になるので、質問がクローズしたかどうか、わかりやすいです。

Posted by: ひろせ | March 28, 2007 at 12:41 PM

Q&A爆発対策目的の窓口であれば、中国側、日本側それぞれ一本化した窓口を用意すべきと考えます。
一本化する事により、類似Qの取りまとめと質問者への早期回答が出来ます。
質問窓口の役割は以下の通りが望ましいと思います。
 【中国側】 主にフィルター
   ・Q取りまとめ
   ・既出Qの回答
   ・質問の明確化。何が聞きたいのか不明なQ&Aをチェックする。
 【日本側】 主に回答責任遂行
   ・回答期限管理
   ・類似質問の指摘
   ・質問内容不明Qの即時送り返し

中国側窓口はチームリーダーが担うべきでしょうね。当然、日本語RWスキルは必要になります。
BSEをこの役割支援に投入することで中国側リーダーの負荷低減とQ&Aの早期解消に効果があります。

Posted by: 渡邉 誠 | March 28, 2007 at 12:42 PM

母国からの指示では時間がかかりそうなので・・・。
●中国側に置くべき

Posted by: ひろき(H.O.) | March 29, 2007 at 03:25 PM

幸地様 ご無沙汰しております。北京亜数です。
弊社の担当窓口は、例のプロジェクト管理システムです。
進捗表、QA、懸案、完了報告、評価まで対応。日本語のみ使用&日中で共用。
関連会社以外の方には、ファイル出力を会議前日に送付。
記入者は基本的に中国人BSE(開発リーダ)。弊社はBSEの日本語力はクリア済みで、むしろ、各PGの状況把握、QA回答受理後の処理、横展開確認、作業完了承認を徹底させている。もちろん、Q&Aの種類、対応状況等も登録義務有り。
以上

Posted by: 大宮 | March 29, 2007 at 03:26 PM

ひろせさん
>インターネット上でBBSを共有して、QAをやり取りすることもあります。

この場合、セキュリティ対策はどうなさっていますか。(社内LANではなく、インターネット上ですか?)

1質問1スレッドのルールを徹底すると、ツリー形式でぶらさがるので見た目にも分かりやすくGoodですね。最近、あちこちで社内ブログやSNSが取り沙汰されていますが、ツリー形式で整理できないので、Q&A管理には不向きだなーと困っています。

Posted by: 幸地司 | March 29, 2007 at 03:27 PM

渡邉さん
> 中国側、日本側それぞれ一本化した窓口を用意すべき

同感です。互いに隣の席に座っているなら、わざわざ窓口を一本化する必要性を感じませんが、オフショアだと分散開発ならではの工夫が随所に求められます。

Q&A管理業務を支援するITシステムの実態についても教えてください!

・ノーツDB
・Excelによる手作業管理
・某社パッケージ導入
・自作ワークフローシステム
 ・・・

Posted by: 幸地司 | March 29, 2007 at 03:27 PM

大宮さま、ご無沙汰しております!
> 弊社の担当窓口は、例のプロジェクト管理システムです。

ITシステムと人による管理のバランスが優れているように感じます。貴社のキーパーソンは、やはり中国人BSE(開発リーダ)ですね。横展開や作業完了を確認する人には、それなりの能力と実績が求められそう。

口で言うほど簡単ではないと思います。こうした管理プロセスが形骸化させないために、特に工夫している点があれば教えてください。

Posted by: 幸地司 | March 29, 2007 at 03:28 PM

幸地様
> 管理プロセスが形骸化させないために、特に工夫している点があれば。。。
1.管理作業が求める事項を理解させた
例の自作プロジェクト管理システムの仕様を
中国人BSEに渡し、管理について考えさせ、
最終的に、自分たちで使うシステムを完成させた。
2.中国人BSE全員が管理作業ができるよう手順を示した
自作システムを入力フォーム通りに利用すれば誰でも
必要な管理作業の手順を踏めるシステムに仕上げた。
3.管理プロセスのポイントと効果を体験させた
中国人BSE(開発リーダ)にOJT指導を含め使わせた
ところ、「チームの管理や現実的な進捗管理が簡単に
なった」と笑顔で答えてくれた。もちろん、OJTの指導
がなければダメだったかも。

Posted by: 大宮 | March 31, 2007 at 01:41 AM

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