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テレックス時代は毎日赤ペン指導を受けたものだ

よくある悪いメールの例

・中国からの質問に答えない
・すぐに謝る、不必要に謝る
・件名を読んでも内容が把握できない
・Cc: に大勢ぶら下がりすぎ
・1通のメールに複数の用件が混在
・社外の人にも社内用語で話しかける
・宛先不明
・改行されず読みづらい
・用件がないのでストレス蓄積
・結論が遅い、背景説明がダラダラ続く
・中身のない言葉の羅列

(本誌発行人)

日本人のメールは本当に読みにくいか?このような自虐的な問いかけに対しては、つい反論したくなるのが人情である。一部の人は、メールや仕様書の文章が読みづらいのは、日本だけの課題ではなく万国共通である、と主張する。

確かに正論だが、問題を過度に一般化すると、解決への道が遠のいてしまう。やはり、日本人が犯しやすい誤りや、日本語固有の問題が山ほどあるはずだ。

これまで、多様性に乏しかった日本企業では、文書で意思疎通するための基礎的能力が十分に開発されなかったのではないか。世界中を飛び回る商社マンによると、文書で手短に、効率よく、正確に内容を伝えられる技術が欠かせないという。

特にテレックス時代(1文字○○銭)を生きた人は、先輩指導員から文書作成法を徹底的に赤ペン指導を受けたそうだ。ところが、ソフト業界では、マシン語を解読する特殊能力は磨かれたが、ビジネス文書力が鍛えられる機会がほとんどなかった。


■成功の勘所

日本人(特に技術者)の文章が読みにくい原因の1つは、多様性の欠如による。「あうんの呼吸」が通じる特殊な環境のせいで、誰もメール作成に関する特殊訓練を受ける機会がなかった。商社マンが、テレックス時代から徹底的に文章力を鍛えられたのとは対照的である。

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