オフショア開発プロジェクトの会議時間を短縮する法
レビューにしろ、仕様説明会にしろ、日本人だけの会議と比べて、中国人を交えた会議は２倍以上時間を要すると思います。ごく一部の能力のある人間だけが死ぬほど苦労すれば別ですが、入念な事前準備をしたって、結局のところ、total時間は削減されないような気がします。
オフショア開発プロジェクトの会議の時間を短縮する効果的な方法があれば教えてください。それとも、どんな対策を講じても、オフショア開発における会議の時間は短縮されないのでしょうか。
（本誌発行人）
☆オフショア開発プロジェクトの会議時間を短縮する効果的な方法はありますか？
締切：2007年08月14日23時00分
協力：クリックアンケート
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Comments
どんな些細なことでもいいので、多国籍チームの会議を円滑に進める小技・大技・心得えなどを教えてください。匿名（ペンネーム）投稿OKです。
Posted by: 幸地司 | August 08, 2007 01:14 PM
事前に議題、および、その議題に関する検討（報告）項目を共有しておくだけでも、かなり、時間は短縮できますよね。
間に通訳が入ると、通訳さんの技量に、かなり左右される面はあるかもしれません。
オフショアの場合、相手は外国人なのですから、そもそも、日本人とやる場合と比べて、時間が倍かかるとか、そういうことを問題視する方が？？という気もします。
Posted by: 匿名 | August 08, 2007 01:17 PM
前提として、オフショアに限らない、会議そのものを短縮する効果的アプローチは除くと考えます。
国が異なる・ネイティブの言語が異なる為に意思伝達がロスする事を短縮することは基本的に不可能（会議参加者全員がどちらかの言語を高度に使える場合を除きます）。あえて意思伝達をしっかり行なう時間を取るべきと思います。
また、会議参加者を限定して、会議時間そのものを短縮しても、メンバーに伝達する時間は削減できません。また、同席していない分、伝達ミスリスクが発生いたします。
Posted by: 渡邉 誠 | August 08, 2007 01:19 PM
私が中国と開発をはじめた時、確かにスムーズに行かないのがストレスでした。
中国側は会議には全員参加でしたが、発言するのはBSEの人がほとんどで・・・
その時、私は短縮ではなく「無くす」方法を考え、今では２年以上、TV会議等はしていません。
（規模が小さいからできるのかもしれませんが）
Posted by: しみけん | August 08, 2007 01:21 PM
会議を検討の場ではなく「合意」の場にすべきと思います。
「椅子を設けずに立って会議をしよう」というやり方で会議の時間が短くなるという事がありますが、これはいかに無駄なことを会議でやっているかという証しなのではないでしょうか。
会議の目的は情報伝達と合意ですが、情報作成・理解・検討・判断などといったプロセスがその間に入ります。会議が長くなるのは、それら合意以外のプロセスが長くなることが原因です。
解決方法は、
・ 配付資料を会議前に参加者に渡す。
・ 参加者はそれに全て目を通し、質問や合意条件を用意する。
・ 伝達側も相手側も合意を得られなかった場合の別案を用意しておく。
・ 会議では資料に書いてあることを説明しない。
（話すとしても１つの話題の概要と補足を３０秒以内で）
別の見方をすると、会議が必要な理由は「ずらずら書いたり読んでもらったりするより、相手の反応を見ながら会話で進めた方が早い」ということがあります。確かにその通りですが、相手によります。阿吽の呼吸で進められる相手・会議内容の背景は既に話す必要がないような相手にのみ言えることです。そういう親密な関係の人は社内に数人程度のものでしょう。ですから社外の人やアウトソーシング先の人が相手となる場合、いきなり会議を始めて合意に至るためには、相当な時間を覚悟しなくてはなりません。
会議に臨む準備をする暇がないことが普通だと思いますが、なぜそうなるかを考えると、実は、他の会議の時間が長いから時間がとれないということだったりします。会議の準備をおろそかにすることで、後々問題が起こりやすくなったり再度の会議をしなければならなくなったりすることを考えると、会議の準備をきちんとした方が、大きく見てコストが安くなるのではないでしょうか。
Posted by: 丸山文幸 | August 08, 2007 01:22 PM
会議時間の短縮＝善、会議が長い＝悪、という前提での議論ですが、果たしてその判断が正しいか？
中国企業とそれほど長い時間話する機会が皆様ないのであれば、
長時間の会議こそ、相手を理解する絶好の機会ととらえて、できるだけ腰を落ち着けて会議をすべきだと思う。
実際長年彼らと付き合っている立場からいって、
お互い全くの異文化で２０年以上育ってきた人たちの会議では、
意外なところで、ひとつの言葉の表現の理解が全く違っていることに気づかされることが多い。
ひとつの言葉や表現を双方誤解したまま会議を進行し、
その表現ひとつで３時間もかかってやっと双方の言い分が理解できたという経験も、１度や２度でない。
当メールマガジンでは
相手との飲ミニケーションが大事というような話もたまにしていたが、
飲ミニケーションだけでは、現場への情熱は伝わっても、
お互いの文化の違いまではなかなか理解できない。
Posted by: 芋たこ北京 | August 08, 2007 01:23 PM