進捗報告メールで何気なく「スケジュール変更した」と一言

下記の会話文に隠された問題点を指摘しなさい。

日本人窓口（日本勤務）
「プロジェクトは順調に進んでいますか？」

中国人窓口（中国勤務）
「はい。先週提出したスケジュール通りに進んでいます。帳票部分は難しいと思いましたが、郭さんが頑張って作ったので今日終わります」

日本人窓口
「そうですか、それはよかった」

◆問題有り（オフショア固有の問題）
◆問題有り（オフショア無関係、日本でも問題）
◆問題無し
◆分からない

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○コメントボード

締切：2009年03月30日18時00分
協力：クリックアンケート

（出題：オフショア教科書執筆チーム Ｎさん）

今週の問題の出題者、オフショア教科書執筆チームＮさんより。

「先週提出した」と中国から報告されたスケジュールの中身が心配です。当初予定からいつの間にか大幅変更されていることがあります。特に「先週提出したスケジュール」に心当たりがなければ要注意。

さらに、「先週提出したスケジュール」が記載されたエクセルファイルをメールでやりとりする場面では、メール本文の文言に惑わされることがあります。

例えば、中国から報告されるメール本文では「問題ありません」としながら、最後にさりげなく「スケジュールを更新しました」とだけあり他に注意を促す様子がない、など。　

中国側の気持ち：
「日本に報告したけど返事がなかったから大丈夫だと思いました」

日本側の気持ち：
「スケジュール変更という大事な用件を、日々の進捗報告にさりげなく書かれても遅延を認識できません」

■問いかけ

上記問題の原因を分析しなさい。そして、有効な再発防止策を考案しなさい。

＜回答例＞この問題は「言葉の壁」が原因です。第三者のチェックを受けないメール連絡では、日本語でいちいち詳細報告する手間を惜しんでしまいます。中国人窓口担当者の日本語に難があると、つい最低限の用件を伝えることで満足してしまいがち。

有効な再発防止策は、進捗報告で用いる典型的な日本語の言い回しを雛形として用意することです。