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電話会議の運営マニュアル

私が主宰するオフショア大學では、4月の異文化コミュニケーション講座が無事に修了しました。5月はドキュメント講座、6月はオフショア品質講座が続きます。

大型連休の最終日はオフショア大學レポート課題の提出日でした。課題は「電話会議の運営マニュアル作成」です。

<出題> 国際拠点間の電話会議を効率良く運営するためのマニュアルを作成しなさい。マニュアルは次の3部構成とする。

(1)共通内容
(2)オフショアメンバー向け内容
(3)日本メンバー向け内容

マニュアルなので、漠然とした原理原則よりも、チェックリストとしてすぐに活用できる粒度の細かい内容が望ましい。全社展開したいので、特定の業種・技術・案件に依存しない内容が望ましい。

今回は5つのグループに分かれてレポート課題に取り組みました。提出された電話会議運営マニュアルは、どれも異文化コミュニケーション講座のノウハウが反映された実践的な仕上がりとなりました。各レポートから、興味深い箇所を一部抜粋します。

<会議Agenda>
□アジェンダに指定された記録係が議事録をとる
□議事録はチャットツールなど利用して皆でリアルタイムで確認できるようにする
□会議過程をビデオあるいは音声で記録し、終了後に全員が確認で
きるように保存する

<会議進行技法>
□海外拠点との電話会議の場合は「時差」に気をつける。
□電話会議の場合は、会議システムから均等の位置に配置されるように座席配置を検討する。会議システムから少し離れることにより相手に聞こえづらい場合がある
□電話会議は特に耳に神経を集中させるので疲労の度合いが通常の会議などよりも高い。長時間になる場合は疲労により聞き漏らしが発生するため、1時間に1回は休憩時間を設ける。休憩時間を含む場合は、再開時間を決めてから休憩に入る事を心掛ける。

<問答技法>
□日本メンバの発言内容が聞き取れない、理解できない場合は必ず再度確認をすること。安易に「はい」「わかりました」のような発言をしない。
□通訳を通さずに中国語での言いっぱなし発言をしないこと。相手に不信感を与えます。
□不確かな情報は、「確定ではないが」と前置きして話す。話した後に「実は」と前の話を修正しない。

(・・・その他、百数十項目あり)

■ 問いかけ

オフショア開発での定例電話会議で役立つアイスブレーキングの技法を考案して、電話会議運営マニュアルに追加しなさい。

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