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事例:次第に劣化する議事録を受け取ったら

中国オフショア委託先がまとめた議事録を読むと、ときどき拍子抜けしてしまいます。本気モードと手抜きモードにあまりの格差が生じるからです。主な理由は三つ。

・中国文化固有の事情
・技術職にありがちな「報連相」を嫌う傾向
・新米管理者にありがちな文書報告の未熟さ

<事例>
中国オフショア委託先で品質改善 Working Groupを指導する日本人の仲井真課長は、隔月1回のペースで中国出張します。先月の会議でも2時間みっちり品質改善の課題を洗い出しました。そして、先日、仲井真課長のもとに中国から以下の議事録が届きました。

今日の議題:

1. ○○○課題について検討

決定事項:
1. ○○までに課題を整理して資料をまとめる(Aさん)
2. 来週までに○○○に着手する(Bさん)

次回の会議日程:
1. 10月1日(一)9:30- (CST)

この議事録を一目見て、仲井真課長はがっかりしました。なぜなら、2時間みっちり議論した「○○○課題」の分析過程が全く記載されていないからです。

・○○○課題解決は計画通り進捗しているのか?
・もし問題やリスクがあれば影響度はどれくらいなのか?
・諸問題の原因分析は?
・対策は・・・・・・???

先月の2時間の会議では、仲井真課長と中国現地メンバーが膝を突き合わせて、上記事項を具体的に話しあったはずです。なのに、届いた議事録には、こうした分析過程が全く記載されていません。

実は、この Working Groupが始まった当初は、しっかりとした議事録が書かれていました。ところが、回が進むうちに議事録を残す作業がマンネリ化してしまったようです。次第に報告の質が劣化してしまい、とうとう上記のような有様です。

さらに、議事録が届く時期も遅れ気味です。Working Groupが始まった当初は、会議の翌日にはさっと議事録が届きました。日本語の細かい間違いはありましたが、報告粒度は細かく、参考のための補足資料が添付されることもしばしば。

ところが、今では・・・(涙目)。

■ 問いかけ

<問1>「最初は良かったのに、後から次第に悪くなってきた」「サンプル品は素晴らしかったのに、本番の納品物は全然ダメ」。これらは、中国ビジネスでよく耳にする失敗談です。

実は、中国国内で、中国語で会話される、中国人同士のビジネスでも同じ問題が頻発します。優秀な中国人発注者は、どのように対策していると思いますか。複数の対策を列挙しなさい。


<問2>あなたのプロジェクトでは、TV会議の議事録を中国オフショア委託先が作成する決まりになっているとします。残念ながら、先日の議事録は明らかに「手抜きモード」でした。問題発覚時に、あなたはどう反応しますか。長期の再発防止策ではなく、短期の暫定対策を複数挙げなさい。

→回答例:QCDへの影響が小さければ基本的には放置する。

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