海外顧客へのプレゼンに万全を期すも失敗

オフショア大學への相談より。

私は、日本のSI企業でグローバル対応可能なシステム導入を提案営業しています。ある日、アジア某国の研究機関から「システムを提案してくれないか」と依頼がありました。当社製品を導入してくださった実績のある有力者からの紹介案件です。

しかも、この研究機関から複数のキーパーソンが来日するとの情報を事前にリークしてもらいました。研究者らが集うシンポジウムへの参加が目的とのこと。

これ幸いにと、当社は営業・技術・R&D部門の上級管理職が首を揃えてシンポジウム会場を訪問し、来日したキーパーソンらにご挨拶しました。そして、入念に段取りされた流れにしたがって、当社システムの導入案をプレゼンしました。

プレゼンと質疑応答の公用語は英語でした。プレゼンは、技術出身で英語も得意な当社の中堅エース営業に担当させました。


・・・後日談

当該案件を紹介してくださった方によると、当社のプレゼンはお客様の心にあまり響かなかったそうです。

むしろ、若干の不信感すら残ってしまったようです。

■ 問いかけ

<問1>上記相談によると、プレゼンは失敗でした。一体なぜでしょうか。考えられる原因をできるだけたくさん挙げなさい。

<問2>上記相談のプレゼンが失敗した原因は、国民文化の違いで説明できます。この主張に賛成しますか?(Y/N)

<問3>上記の失敗事例から得られる教訓をまとめなさい。

* Hints はオフショア大學公式メールマガジンをご覧ください。

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統計学で言葉と文化の壁を超える

グローバル環境で活躍する日本人エンジニアの話。


當銘元明さん(仮称)は地元の国立大学を卒業した後、単身で米国に渡り大学院に進学しました。

修士課程を修了した後、日本に帰国せずそのまま現地メーカーの生産管理スタッフとして就職しました。

工場では、表向きはERPシステムで全ての生産工程が一元管理されていることになっていましたが、実際には生産途中に生じる仕掛品のデータをスタッフが手動でシステム登録していました。しかも、この工場では納期遵守率の異常な低さにも悩まされていました。

もし、ここが日本国内の工場であれば、ブルーワーカーと呼ばれる生産現場の労働者と管理スタッフが一丸となって、問題発生の原因を徹底的に「なぜなぜ分析」していたでしょう。

でもここは外国です。

「ワタシ作る人」「アナタ管理する人」とばかりに工場内の役割分担が分断されていました。

そこで、数少ない日本人の中で最も若い當銘さんが選ばれて問題分析することになりました。

現場に入った當銘さんは、さっそく仕掛品に(  a   )がついていることに着目して、データ集計の自動化と仕掛り状況の見える化を試すことにしました。

ボスの指示がないと何も動けない周囲を尻目に、當銘さんはさっさと自腹で(   b   )を購入し、これまで二人のスタッフが6時間かけていた仕掛品データのシステム登録作業を半自動化させました。

次に、MS-Officeで簡単なマクロを組み、仕掛品と納期遵守状況をグラフ化し、翌週月曜日に主要メンバーに配布することにしました。

英語には不自由のない當銘間さんでしたが、皆で「ワイワイガヤガヤ議論」とは真逆の組織風土を持つ米国工場で、入社したての自分が前にでしゃばることを若干警戒していました。

そもそも、当時の當銘さんは生産現場を熟知していなかったので、自分で作ったExcelグラフが問題解決に役立つのかどうかさっぱり見当がついていませんでした。

・・・結果は大成功でした。


當銘さんのアイデアによって、この工場の納期遵守率は大幅に改善されました。

言葉や文化だけではなく組織形態も全く異なる海外の生産現場であっても、現物データに基づく確かな統計技法は問題解決に大きく役立つことを當銘さんは実感しました。


■ 問いかけ

<問1>現場に入った當銘さんが早速試したことは何だと思いますか? 本文中のカッコ(a)と(b)を埋めなさい。

問いかけのヒントはオフショア大學公式メールマガジンに記載されています。

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凡人による英文規格書読解の流れ

前号のおさらい。

与那嶺茂雄(仮称)さんは、ある通信機器メーカーからの下請け開発に従事する平凡な組込系ソフトウェア技術者です。
近年、与那嶺さんは英文で書かれた規格書を読む機会が増えるようになりました。
英文を頭から全て理解している訳ではありませんが、機能設計に必要な情報は過不足なく抑えられています。
お世辞にも英語が得意とはいえない与那嶺さんは、どうやって英文規格書をすらすらと読解しているのでしょうか。


前号の続き。

与那嶺さんが英文規格書を読解する手順を簡単に紹介します。
まず、英文規格書を読まざるを得ない状況に追い込まれる流れから。


1. 顧客から新機能を提案するよう依頼を受ける

2. 日本語でネット検索して新機能の概要を把握する

3. 新機能が定義された規格書の日本語訳を探すが、適当なモノが見つからない

4. 英文規格書を探してローカルPCにダウンロードする


次に、与那嶺さんが本格的に英文規格書を読む流れを示します。

5. 目次から新機能が記述された箇所を限定

6. 熟読すべき文章量を概算して次の戦略を立てる


ここまでの Steps 1-6 では高度な英語力はほとんど要求されません。当該領域の知識を持つ技術者なら誰でも簡単にできるはずです。この後から本格的な読解作業に入ります。

7. 機能仕様が解説された図面を探す

8. 図面の近くにある熟読すべき文章を特定する

9. 英文規格書を読解する作業量を見積もり

10. ようやく読解に着手

以上です。


■ 問いかけ

<問1>なぜ、与那嶺さんは英文規格書を読む際、真っ先に目次を見るのでしょうか?(Step 5)

<問2>図面の近くにある「熟読すべき文章」とは?(Step 8)

<問3>英語が苦手な与那嶺さんはどうやって「熟読すべき文章」を特定していると思いますか?(Step 8)

<問4>「作業量見積もり」の内訳を予想しなさい(Step 9)


問いかけのヒントはオフショア大學公式メールマガジンに記載されています。

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英訳「来月までに仕上げて欲しい」

オフショア開発プロジェクトが遅れていたとします。あなたは上司から「あのプロジェクトはどうなっているんだ。先行きがとても不安だ。来月までに必ず仕上げるよう、現地の開発チームに伝えるように」と指示されました。

英語に翻訳して伝えるのが、あなたの仕事です。

そこであなたは、ネットから適当な例文を拝借して「来月までに仕上げて欲しい」を次のように英訳しました。この英文が抱えるリスクを分析しなさい。

Please get this project finished by next month.

日経BPセミナー

<正解>もし日本語「来月までに仕上げてほしい」が来月末〆切なら、by the end of next month と月末を明記するほうが安全です。

Please get this project finished by the end of next month.

by next month だと、〆切候補日が月初から月末まで30日間もあるため誤解を招く恐れがあります。形はシンプルですが、決してシンプルな英語とは言い難い表現です

■ 問いかけ

<問1>英語中級者が、ネットから例文を拝借して「来月までに仕上げてほしい」を by next month と表現しました。これは英借文でよくある失敗例です。英借文とは、手本となる例文の一部を書き換えて英作文することです。

なぜ、上記の英借文で by next month を使ってしまったのでしょうか。予想される原因を述べなさい。


ヒントはこちらで→ 英語の苦手意識を克服!「TOEIC 500点未満のIT担当者向け~英文コミュニケーション実践講座」。メールや指示書など開発・運用現場で使えるシンプルな英文の書き方を伝授。

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「人海戦術」をどう伝える?

オフショア開発プロジェクトが遅れていたとします。あなたは上司から「あのプロジェクトはどうなっているんだ。先行きがとても不安だ。人海戦術でなんとかするよう、現地の開発チームに伝えるように」と指示されました

英語に翻訳して伝えるのが、あなたの仕事です。あなたなら、どう伝えますか?

そこであなたは、社内で抜群の英語力を持つと評判のスタッフに「人海戦術」をどう英訳すればいいか相談することにしました。


以下、英語に不安を覚えるあなた(初心者)と上級者の会話です。

初級者:人海戦術を英語でどう言いますか?

上級者:どういう場面で、人海戦術を使いたいのですか?

初級者:「遅れを人海戦術でなんとかしてほしい」という依頼です。

上級者:子供でもわかるようシンプルな日本語で書き換えると?

初級者:「設計が遅れてしまいましたが、たくさんのプログラマを追加投入して、絶対に期日に遅れないで欲しい」

上級者:本当に大事なことだけを表現するなら?

初級者:「増員してでも、納期を守って欲しい」

上級者:手段(増員)と結果(納期)、どちらがより大切ですか?

初級者:結果です。オフショア委託先に「納期を守って欲しい」と念を押したいのです

上級者:そうであれば、はじめから人海戦術の英訳に悩む必要はありません

初級者:納期はdeadlineなので、納期を守るとは(辞書を引く)

上級者:ちょっと待て。私なら納期=deadlineとは断定しません

初級者:えーー、英語上級者はどうするんですか?

上級者:私なら、まず文意が分かるキーワードを並べてネット検索します。例えば「納期 厳守 クレーム 取引先 英文メール」。

初級者:Goolge検索結果にたくさんの文例が表示されますが、どれを使っていいのかさっぱり分かりません

上級者:本来なら、ネットからお手本となる英文を拝借して書き換えたいところですが、今回は「納期=deadline」だと仮定して先に進みましょう

初級者:私のレベルにあわせていただき恐縮です。

上級者:では、deadline を使ってシンプルな英文を組み立ててみましょう。

初級者:これでどうでしょうか。

納期を守って欲しい
Please meet the deadline.

上級者:はい、学校英語ならこれで合格です。ただし、現実のビジネスでは、少し不躾な印象を与えてしまう恐れがあります。今はあえて無視しますが、後に英語の丁寧表現を学ぶので、そこでより丁寧な表現に書き換えましょう。

初級者:分かりました。

上級者:次に「人海戦術」という手段を追加しましょう

初心者:「もし必要なら、プログラマを増員させて」でどうですか

上級者:例えばこんな感じでいかがでしょうか。

Please meet the deadline.
If necessary, we'll find more staff for this.

初心者:これなら、英語が苦手な私でも理解できそうな気がします

上級者:私なら、上司からの指示をもっとシンプルな日本語に書き換えてから英訳するので、上記とは異なる英文になると思います。でも上記の英文でも、英語を母語としないアジアの技術者には十分通じると思います。ご安心ください。

■ 問いかけ

<問1>ときどき「人海戦術を英語ではどう言いますか?」と唐突に質問してくる人がいます。あなたなら、どう回答しますか

<問2>Please meet the deadline. は不躾な印象を与える恐れがあります。一体なぜでしょうか。

<問3>英語中級者が「来月までに仕上げて欲しい」を次のように英訳しました。この英文が抱えるリスクを分析しなさい。
Please get this project finished by next month.

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【英訳】仕様変更が目白押し、客とすり合わせすべき

日本の組織では、英語に直訳しにくい日本語表現が目白押しです。


<例1>上記の「目白押し」という表現

英語が苦手な日本人技術者は、つい自動翻訳を使っていきなり原文を英訳してしまう傾向があります。例えば、Google翻訳は、上記の文章をこう訳します。
In the Japanese organization, literal translation is difficult to Japanese expression in English is jostling.

残念ながら、原文を書いた本誌発行人ですら、上記英文の意味が理解できません。シンプルな英語を書くためには、自分が分からない単語や表現を使わないことが大原則です。


<例2>(仕様がなかなか決まらず焦る場面で)
お客様とすりあわせしましょう。
We need to sit down and talk with them about these issues.

一部の英語が得意な人は、上記のような「すりあわせ」に相当する慣用表現をさっと思いつくかもしれません。ですが、オフショア大學では、「すりあわせ」という日本語そのものを書き直すことを推奨します。


■ 問いかけ

<問1>自動翻訳でも扱いやすくなるように、以下の2つの日本語をそれぞれ書き直しなさい。

(a) 日本の組織では、英語に直訳しにくい日本語表現が目白押し
(b) お客様とすりあわせしましょう

<問2>以下の文章は誤解を招く恐れがあります。なぜでしょうか。

現法の外国人管理者にも予算を持たせてさらなる成長に期待したい

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質より量に着目したポジティブ・フィードバック

オフショア開発のコミュニケーション効率を高めるには「質より量」に着目した改善が効果的です。

最も簡単な方法は、ポジティブなフィードバックを増やすことです。フィードバックとはコーチング研修でもお馴染みの基本技法なので、経験豊富な技術者ならその意味を正しく理解していることでしょう。

ところが、ビジネス書に載っているコーチングのお手本を真似ても、オフショア開発でうまくいくとは限りません。

オフショア大學では、次の3つの原則に基づいてポジティブフィードバックするよう指導しています。問題指摘などネガティブな要素をフィードバックする場合は、他の原則を使います。


1.自分を主語にして伝える
2.主観的な意見や感想をポジティブに表現する
3.相手の言動に気づいている、理解していることを伝える

上記の三原則に基づいてフィードバックする際には、アメリカ人の著作物を直訳したような不自然な日本語を用いても構いません。むしろ、そのほうが流暢な日本語よりも好ましいでしょう。なぜなら、フィードバックする相手は、オフショア委託先の外国人なのですから。日本語が不得手な外国人が相手なら、ぜひ英語でのフィードバックにも挑戦してください。

1.自分を主語にして伝える(Iメッセージ)

私は 良かったと 思う あなたが したことは
I think it was good that you (did*).


2.主観的な意見や感想をポジティブに表現する

私は 感謝します あなたが してくれたことに
Thank you for ...


3.相手の言動に気づいている(**)、理解していることを伝える

私は 気づいている あなたが したことを
I noticed that you (did*).

毎日遅くまで 働いてくれましたね
I noticed that you have worked late every day.


注1:英語が得意な人は、上記例文の did(あなたがしたこと)の代わりに具体的な動詞を使うとよいでしょう。その方が、オフショア委託先の外国人の承認欲求が満たされます。

注2:「あなたに気づいている」を表現する I noticed は効果的な表現です。もしあなたが動詞 notice に馴染みばなければ、類義語辞典(シソーラス)を使って notice を代替できそうな英単語をいくつか覚えておくとよいでしょう。例えば、次の動詞は notice の類義語として扱われます。

acknowledge catch detect discern "look at" note recognize regard see spot

■ 問いかけ

<問1>上記の三原則を実践する際に注意すべき点、やってはいけないこととは何でしょうか。

<問2>次の2つのコメント(a)(b)は、オフショア大學が提唱するポジティブなフィードバックに該当しますか?(Y/N)

(a) あなたの提案のおかげで会議がうまく進みました
Because of your proposal, our meeting became very successful.

(b) 今後もぜひ、このような提案を続けていただければ幸いです
Please continue making good proposals like this for the future.

<問3>ポジティブなフィードバックはとても有効な技法です。ビジネス書に載っているコーチングのお手本を真似ても、オフショア開発でうまくいくとは限りません。なぜでしょうか?

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真面目で職人肌の技術者にありがちな日本人英語

オフショア委託先の成果物をレビューして外国人技術者にフィードバックする際には、細心の注意が必要です。

これまでは「日本語」でオフショア委託先と交流する機会が多かった日本人ですが、今後は英語を併用する機会が増えます。

レビュー等で厳しい姿勢で問題指摘する際、日本語と英語では次のような違いが生じます。

・日本語
→敬語を使って相手の面子を潰さぬよう配慮

・英語
→意図的に褒め言葉やポジティブ表現を使って相手の面子に配慮


実は、日本語として適切に敬語が用いられた正しい指摘であっても、オフショア委託先に正しく伝わるとは限りません。むしろ、下手な英語の方がオフショア委託先に正しく伝わることがあります。


<例>「オフショア側による報告書に問題あり」を指摘したい

・日本語
→先日ご提出いただいた報告書につきましては、◯◯の箇所が若干理解し難いとお客様から指摘されました。・・・

・英語(日本語訳)
→(急いで報告書を仕上げてくれてありがとう。全体の構成はよいですが、細部に改善の余地があります・・・)


以下、いささか極端な事例ではありますが、日本人英語にありがちな不適切表現とより好ましい表現を紹介します。


・真面目で職人肌の技術者にありがちな日本人英語:
Your report looks terrible.
(あなたの報告書はひどい)

・より好ましい表現:
Your report has some room for improvement.
(あなたの報告書には改善の余地がある)

参考:外国人部下と仕事をするためのビジネス英語

■ 問いかけ

<問1>上記の日本語による問題指摘のリスクを分析しなさい。

<問2>上記の日本語と英語(日本語訳)の違いを分析しなさい。

<問3>1つの問題を日本語と英語でそれぞれ指摘しようとする際、なぜ言語によって表現方法が異なるのでしょうか?

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カタカナ禁止の理由

オフショア大學受講者からの質問より。

オフショア大學では「カタカナ禁止」と指導していますが、一体なぜでしょうか。開発ドキュメントから全てのカタカナを削除することは非現実的だと思うのですが。


<回答>主な理由は5つあります。

・発音が違う

日本人と外国人では発音が違うため、カタカナ外来語から元の英語を想起しにくいから。例:プログラム(program)


・外国人はカタカナが苦手

そもそも日本語初学者にとってカタカナは苦手だから。同様に、ひらがなだけで表現される文章も日本語初学者には読解困難。


・略語が難しい

無意識のうちに略語が用いられるから。例:「プレゼン」


・日本語と英語は一対一対応しないので多義的になりがち

日本語と英語が一対一対応しないため、元の英単語とは異なる意味でカタカナ外来語が用いられることがある。そのため、多くのカタカナ外来語が多義的になりがち。例:ケース


・カタカナ連続語は難しい

普段使いなれないカタカナ外来語が複数連なると、その切れ目すら分からないから。例:フールプルーフ(Fool Proof)


■ 問いかけ

<問1>カタカナ外来語「プログラム(program)」のリスクを説明しなさい。


<問2>日本語の初学者は、カタカナやひらがなは苦手だと言われます。それぞれ事例を挙げて説明しなさい。


<問3>開発ドキュメントでよく用いられるカタカナ外来語の略語をたくさん挙げなさい。


<問4>カタカナ外来語「ケース」のリスクを説明しなさい。


<問5>カタカナ外来語「メーンルーチン(main routine)」のリスクを説明しなさい。

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英訳/「原因を確認しなさい」と「原因追求しなさい」

【問題】 以下の(a)(b)は、作業手順書に記載したい内容です。よりふさわしい表現を1つ選びなさい。できれば、答えを選んだ理由も述べなさい。

<問1>
(a) Clean up client's images from the temporary directory.
(b) Remove client's images from the temporary directory.

正解:(b)


<問2>原因追求しなさい、の意味で。

(a) Find out why the memory leaks occurred.
(b) Find the cause of the memory leaks.

参考:Simplefied Technical English Specificaton ASD-STE100

■ 解答

正解:(b)

find out だと「ご確認ください」と誤読する恐れがあります。実際、Google翻訳は見事に誤読しました。原文が多義的なのが原因なので、決して機械翻訳の誤訳ではありません。

(a) メモリーリークが発生した理由をご確認ください。
(b) メモリーリークの原因を見つけてください。


「ご確認ください」の意味で find out が用いられた例を紹介します。

To find out the cause of the error, select the failed folder and click the View Log button on the toolbar.

エラーの原因を確認するには、エラーが発生したフォルダを選択し、ツールバーで [ログを表示] ボタンをクリックします。

出所:ABBYY PDF Transformer のマニュアル


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